Réaliser un projet humanités numériques : les étapes d'un cahier des charges

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La rédaction des livrables est une étape essentielle à tout déroulement de projet dont le but principal est de fournir à l’ensemble des acteurs, des documents de référence précis, concis et compréhensibles par tous. Comme Richard Walter l’avait déjà signalé durant l’atelier précédent, quand il s’agit de constituer la documentation du projet, il faut penser à la masse.

Nourris des réflexions préalables, les livrables doivent expliciter :

• Les besoins des commanditaires.
• Le cadre général, complété par des éléments de contexte.
• Les fonctionnalités du projet (les objectifs définis et les contraintes pour les atteindre).
• La démarche à adopter (et notamment la méthodologie de suivie et d’échanges).

Ces documents sont un lieu de convergence qui articule l’ensemble des parties du projet et représentent, de ce fait, les normes à suivre par tous.

Le projet comme méthodes « agiles »

Avant de commencer à concevoir un quelconque document, il est indispensable de mettre en place une méthode de travail clairement définie pour que chacun sache ce qu’il doit réaliser et où il se situe dans le projet.

Richard Walter et Stéphane Loret nous ont présentés pour l’occasion les méthodes dites « agiles ». Fortement utilisées dans les projets de développement informatique, ces méthodes s’étendent peu à peu aux projets numériques. Fonctionnelles, elles visent à articuler de manière plus étroite l’équipe du projet avec les applications qu’ils devront mettre en place. Ces méthodes reposent sur quatre valeurs fondamentales :

L’équipe projet, c'est-à-dire les individus et leurs interactions

Dans les méthodes « agiles » cette équipe devient plus importante que l’ensemble des outils qui seront utilisés à la réalisation du projet. Il s’agira donc de privilégier la communication et les rapports entres les acteurs, plutôt que leurs facultés.

L’application, donc ici, le projet

L’objectif primordial est que l’application soit opérationnelle, au-delà même de la documentation technique du projet qui doit toutefois être mise à jour régulièrement. Rappelons ici, que pour les intervenants, la documentation du projet ne doit pas être négligée et qu’elle représente un capital-savoir.

La collaboration ou l’accompagnement du commanditaire

La relation de l’équipe avec le client doit aller plus loin que la simple négociation contractuelle et il doit être intégré au projet du début à sa fin afin de pouvoir considérer ses besoins et ses demandes sur le long terme.
Mais ces rapports doivent être formalisés notamment par l’institution de règles d’échanges (obligation d’envoyer un mail tous les 15 jours…), la création d’une liste de diffusion, etc.

L’acception aux changements

Comme l’a souligné Stéphane Loret, en effet ces méthodes permettent de ne pas figer le projet et de s’adapter continuellement, en mettant en place un plan initial flexible.

Cas quatre valeurs reposent donc sur un cycle adaptatif (le projet accepte les modifications), itératif (le projet se construit et se modifie donc petit à petit) et incrémental (ses modifications sont portés sur ce qui a déjà été produit et non pas sur ce qui pourrait être produit). Mais qu’importe le projet, il ne faut pas oublier que pour instituer une méthode de travail efficace, tout les participants doivent donner leur aval

Le projet est en soi un partage des risques et ce principe doit être activement intégré lors de la rédaction des différents cahiers des charges, et notamment le cahier des charges fonctionnel. En effet, le commanditaire doit penser à laisser une certaine liberté de travail et marge de manœuvre à l’ensemble de l’équipe. Le cahier des charges instaure un fil conducteur, mais l’instigateur du projet doit accepter le fait que celui-ci ne puisse pas toujours être respecté à la lettre ; les résultats peuvent par exemple varier par rapport à ce qui avait été prévu au départ, les délais peuvent être allongés, les solutions et les dispositifs, notamment techniques, peuvent être modifiés… Il faut encore et toujours garder en mémoire que le projet n’est pas figé.

Le cahier des charges fonctionnel

Il constitue la base des contacts du commanditaire avec l’équipe-projet, les partenaires et le maîtrise d’œuvre. C’est pourquoi il doit être rédigé de manière à être compris de tous. Construit par étapes successives, il détermine les besoins essentiels en termes de fonction, les conditions d’utilisation prévues et les contraintes du projet.

Les enjeux

Il s’agit surtout ici de mettre d’accord toutes les parties sur ce qui est vraiment attendu notamment en termes de solutions techniques, de normes de qualité et de performances du projet.

Le contenu

Il n’existe, bien sur, pas de plan type pour ce cahier des charges, il faut cependant veiller à être le plus précis possible. Le document doit comporter dans l’ordre :

La présentation du projet

Celui-ci expose non seulement le contexte au travers de l’État de l’art et de la détermination du positionnement scientifique, mais aussi avec l’État des lieux en fournissant le cadre préliminaire et les données déjà disponibles. Il donne également à connaître la problématique scientifique (ses orientations, son origine et sa raison d’être, en insistant sur le caractère novateur du projet) et ses objectifs, matérialisés par une description des résultats et des livrables attendues.

La description des fonctions à remplir

Elle liste l’ensemble des tâches à accomplir (numériser, structurer,…) au cours du projet en les associant à leurs finalités. Cette partie permet également de soumettre quelques exemples (3/a pistes, sans plus) de solutions d’exécution, analysées préalablement selon leur rentabilité, leurs inconvénients et leurs avantages. Les choix doivent en effet être argumentés.

La mise en œuvre

Il s’agit ici de planifier la réalisation et le suivi du projet en concevant le calendrier prévisionnel qui notifiera les différentes phases et leurs jalons.
Les ressources, les partenariats ainsi que les budgets nécessiteront également d’être mentionner au cours du document, ou dans une partie dédiée.

Le cahier des charges n’est pas le travail d’un seul, mais il s’inscrit dans une phase de discussion, de concertation et de réflexion amenant à la réalisation d’un véritable travail collectif.
 

Auteur : Camille Bajeux

DHnord2014. Humanités numériques : des outils, des méthodes, une culture.
Retrouvez d'autres contenus sur le site du colloque : http://dhnord2014.meshs.fr

Camille Bajeux est étudiante en Master 1 en sciences de l'information et du document à l'université Lille 3. Elle effectue son stage de fin d'année au sein de la MESHS, en tant que chargée de la documentation et de la restitution du colloque DHnord2014. À ce titre, elle a participé aux deux sessions de l'atelier "Réaliser un projet humanités numérique" pour lesquels il a rédigé des comptes rendus.

Organisation : Maison européenne des sciences de l'homme et de la société, Learning Center Archéologie/Égyptologie/SHS de l'université Lille 3
Partenaires : Conseil régional du Nord-Pas-de-Calais, Open Edition, GERiiCO, Ecole doctorale SHS, Ecole doctorale SJPG, ANR CHispa